MyPeopleDoc fungeert als een digitale kluis waar werknemers hun HR-documenten ontvangen en bewaren, met loonstroken voorop. De toegang is gebaseerd op een e-mailadres en een wachtwoord, wat eenvoudig lijkt tot de dag dat je een van beide verliest. Het herstellen van een account volgt dan een ander pad, afhankelijk van of alleen het wachtwoord vergeten is of dat het e-mailadres zelf niet meer toegankelijk is.
MyPeopleDoc zonder mobiele applicatie: uitsluitend toegang via browser
Een punt dat zelden wordt benadrukt in bestaande gidsen: er bestaat geen officiële native applicatie in de winkels voor MyPeopleDoc. Toegang gebeurt uitsluitend via een webbrowser, of het nu op een computer, tablet of smartphone is. Concreet betekent dit dat elke poging om een “MyPeopleDoc”-applicatie te downloaden in de App Store of Google Play je blootstelt aan niet-geaffilieerde derde applicaties.
Deze werking in webmodus heeft een directe consequentie voor het herstellen van een account: de procedures verlopen volledig via de inlogpagina van de site mypeopledoc.com, zonder mogelijkheid voor push-notificaties of herstel via een mobiel apparaat-ID. Als de browser het wachtwoord niet heeft opgeslagen, moet de resetprocedure vanaf dezelfde pagina worden gestart.
Voor degenen die een praktische gids voor de mypeopledoc-verbinding met commentaar bij screenshots willen, blijft de procedure hetzelfde, ongeacht het gebruikte apparaat.
Vergeten wachtwoord op MyPeopleDoc: de standaard reset
De inlogpagina biedt een link “Forgot password?” (het platform toont soms de interface in het Engels, zelfs voor Franse accounts). Een klik genereert de verzending van een reset-e-mail naar het adres dat aan het account is gekoppeld. Het proces veronderstelt een voorwaarde: de toegang tot de e-mailbox die aan het account is gekoppeld moet functioneel zijn.
Verschillende situaties compliceren deze stap:
- Het professionele adres dat tijdens de activatie is gebruikt, is gedeactiveerd na vertrek uit het bedrijf, en de werknemer heeft nooit het contact-e-mailadres veranderd.
- De reset-e-mail komt in de ongewenste e-mail terecht, een controle-reflex die velen vergeten ondanks de frequentie.
- Het account is aangemaakt met een oud persoonlijk adres waarvan ook het wachtwoord verloren is, wat een dubbele impasse creëert.
In het eerste geval is de autonome procedure niet meer voldoende. De reset-link komt op een ontoegankelijke mailbox aan, en MyPeopleDoc biedt standaard geen noodmechanisme (telefoonnummer, geheime vraag).
Verlies van het e-mailadres dat aan het MyPeopleDoc-account is gekoppeld: het werkelijke pad
Dit is het meest blokkade-scenario, en de praktijkervaringen verschillen over de soepelheid van het proces. Wanneer het e-mailadres zelf niet meer toegankelijk is, kan het herstel niet meer autonoom plaatsvinden. Er zijn twee paden.
Via de HR-dienst van de werkgever
Als de werknemer nog in dienst is, kan de HR-dienst een uitnodiging opnieuw sturen naar een nieuw e-mailadres. Deze heruitnodiging creëert in de praktijk een nieuwe activatielink naar dezelfde kluis. De HR-dienst controleert de identiteit van de werknemer intern voordat ze verder gaan.
Na vertrek uit het bedrijf wordt deze optie onzekerder. Sommige HR-diensten accepteren het verzoek van voormalige werknemers, andere verwijzen naar de ondersteuning van de leverancier.
Contact opnemen met de PeopleDoc-ondersteuning (Cegedim)
De ondersteuning van de leverancier behandelt verzoeken om accountherstel met presentatie van een identiteitsbewijs. Deze verificatie is bedoeld om te voorkomen dat een derde toegang krijgt tot de loonstroken en contracten die in de kluis zijn gearchiveerd. De verwerkingstijden variëren, en de beschikbare gegevens bieden geen betrouwbare gemiddelde tijd.
De link “Forgot email address?” op de inlogpagina start deze procedure. Het leidt naar een formulier dat informatie vraagt om het account terug te vinden (naam, voornaam, eventueel voormalige werkgever).
Digitale kluis MyPeopleDoc na vertrek uit het bedrijf
Een aspect dat veel werknemers te laat ontdekken: de kluis blijft toegankelijk, zelfs na het einde van het arbeidscontract. De werkgever kan er geen documenten meer in plaatsen, maar de al aanwezige bestanden (loonstroken, attesten, contracten) blijven raadpleegbaar en downloadbaar.
De door het platform aangekondigde bewaartermijn beslaat meerdere decennia, wat ver boven de wettelijke bewaartermijnen ligt die aan werkgevers zijn opgelegd voor bepaalde documenten. De kluis behoort de werknemer toe, niet het bedrijf.
Deze duurzaamheid maakt het des te kritischer om het contact-e-mailadres voor het verlaten van een bedrijf bij te werken. Het vervangen van het professionele adres door een persoonlijk adres in de accountinstellingen, zolang de toegang functioneert, voorkomt het blokkadescenario dat hierboven is beschreven. De handeling kan worden uitgevoerd vanuit de accountinstellingen, die toegankelijk zijn zodra je bent ingelogd.
Koppeling van meerdere MyPeopleDoc-accounts en verandering van werkgever
Een werknemer die van bedrijf verandert en wiens nieuwe werkgever ook PeopleDoc gebruikt, ontvangt een nieuwe uitnodiging. Er zijn dan twee opties: een tweede aparte kluis creëren, of het nieuwe account aan het oude koppelen om alle documenten onder één toegang te centraliseren.
De koppeling gebeurt vanuit de instellingen van het bestaande account. Dit veronderstelt dat beide accounts hetzelfde e-mailadres gebruiken, of dat de werknemer een van beide wijzigt om ze op elkaar af te stemmen. Eenmaal gekoppeld, <strongverschijnen de documenten van beide werkgevers in dezelfde ruimte, gesorteerd per bedrijf.
Deze functionaliteit blijft onbekend: veel werknemers hebben meerdere afzonderlijke accounts zonder te weten dat een fusie mogelijk is, wat het beheer van de toegang bemoeilijkt en de risico’s van verlies van inloggegevens vergroot.
De eerste actie die moet worden ondernomen na het herstellen van de verbinding is het controleren van het e-mailadres en het bijwerken van het wachtwoord. Een robuust wachtwoord en een duurzaam persoonlijk adres vormen de enige echte bescherming tegen een toekomstige blokkade, aangezien het platform geen dubbele authenticatie via sms of een speciale applicatie biedt om de toegang te beveiligen.
