Das Verlieren einer alten Gehaltsabrechnung oder eines Arbeitsvertrags, wenn man sie braucht, verursacht echten Stress. Papierversionen verschleißen, Festplatten fallen aus, und Anhänge gehen in überfüllten Postfächern verloren. Ein digitaler Tresor für offizielle Dokumente löst dieses Problem an der Wurzel, vorausgesetzt, man wählt einen rechtlich und technisch zuverlässigen Dienst.
Beweiskraft und Langzeitarchivierung: Was Arkevia von einem einfachen Cloud-Dienst unterscheidet
Eine Datei auf Google Drive oder Dropbox zu speichern, ist einfach nur Speicherung. Eine Gehaltsabrechnung in einem nach der Norm NF Z42-013 konformen Raum zu speichern, ist Beweissicherung. Der Unterschied mag subtil erscheinen, aber er verändert alles im Falle eines Streits oder einer Kontrolle.
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Ein Dokument mit Beweiskraft wird als Beweis vor Gericht oder einer Verwaltungsbehörde akzeptiert. Dafür muss der Dienst garantieren, dass die Datei nach der Ablage nicht verändert wurde. Arkevia bewahrt Dokumente mit Beweiskraft bis zu 50 Jahre auf, auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen. Nur wenige Lösungen bieten diese Dauer.
Konkret behält ein Mitarbeiter, der seine Stelle verlässt, den Zugang zu seinem persönlichen Bereich. Seine Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen und Vertragsdokumente bleiben Jahrzehnte später verfügbar, zum Beispiel um eine Karriere bei einem Renteneintritt nachzuvollziehen.
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Wenn man den Online-Tresor Arkevia aus der Perspektive der Konformität analysiert, stellt man fest, dass er den Anforderungen der DSGVO und der Norm ISO 27001 entspricht, zwei Rahmenbedingungen, die jeweils den Schutz personenbezogener Daten und das Management der Informationssicherheit regeln.
AES-256-Verschlüsselung und Hosting in Frankreich: Die technische Basis von Arkevia
Würden Sie Ihre Originale einem Unbekannten auf der Straße anvertrauen? Wahrscheinlich nicht. Die gleiche Vorsicht gilt für digitale Daten. Zu wissen, wo Ihre Daten gespeichert sind und wie sie geschützt werden, ist kein Detail.
Eine Bankniveau-Verschlüsselung
Arkevia verwendet die AES-256-Verschlüsselung. Das ist der gleiche Standard, der von Banken und Behörden verwendet wird, um sensible Transaktionen zu schützen. Jedes abgelegte Dokument wird vor der Speicherung verschlüsselt, was es ohne den zu Ihrem Konto gehörenden Entschlüsselungsschlüssel unlesbar macht.
Server unter europäischem Recht
Die Daten werden ausschließlich auf Servern in Frankreich gehostet. Dieser Punkt hat eine direkte rechtliche Konsequenz: Ihre Dokumente unterliegen dem europäischen Recht und der DSGVO, nicht ausländischen Gesetzen, die den Zugriff durch Dritte erlauben könnten (wie dem amerikanischen Cloud Act).
Für einen Mitarbeiter oder einen HR-Dienst, der Gehaltsabrechnungen, Verträge oder medizinische Bescheinigungen bearbeitet, reduziert diese Lokalisierung ein oft unterschätztes Risiko.
Cegedim SRH: Der Herausgeber hinter der Plattform Arkevia
Die Wettbewerber erwähnen selten, wer Arkevia entwickelt und wartet. Die Plattform wird von Cegedim SRH herausgegeben, einem historischen Akteur im Bereich Lohnbuchhaltung und HR-Dienstleistungen in Frankreich. Es handelt sich nicht um ein neu gegründetes Start-up, das ein Geschäftsmodell testet, sondern um ein Unternehmen, das bereits bei großen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen etabliert ist.
Warum ist das wichtig? Weil die Übergabe Ihrer offiziellen Dokumente an einen etablierten HR-Anbieter die Nachhaltigkeit des Dienstes garantiert. Ein digitaler Tresor macht nur dann Sinn, wenn das Unternehmen, das ihn anbietet, auch in zehn, zwanzig oder dreißig Jahren noch existiert. Die Verankerung von Cegedim SRH im Bereich der HR-Software bietet diese Sicherheit besser als ein isolierter Anbieter.
Diese Zugehörigkeit erklärt auch, warum sich Arkevia nahtlos in die Prozesse der Lohnverwaltung integriert. Der Arbeitgeber kann die digitalisierten Gehaltsabrechnungen automatisch in die individuellen Tresore der Mitarbeiter verteilen, ohne manuelle Eingriffe bei jedem Zyklus.
Gespeicherte Dokumente und tägliches Management auf Arkevia
Ein sicherer digitaler Tresor nützt nichts, wenn man seine Dateien nicht findet. Arkevia bietet eine Kategorisierung, die die Archivierung im Laufe der Zeit vereinfacht.
Hier sind die Dokumenttypen, die die Plattform speichern und organisieren kann:
- Die Gehaltsabrechnungen, die automatisch empfangen werden, wenn der Arbeitgeber die digitale Verteilung über Cegedim SRH nutzt
- Die Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen und Arbeitgeberbescheinigungen, die manuell abgelegt oder vom HR-Dienst übermittelt werden
- Die persönlichen Dokumente wie Diplome, Notenübersichten, wichtige Rechnungen oder verschiedene Zertifikate
- Die sensiblen Verwaltungsdokumente: Steuerbescheide, Bankdokumente, Wohnsitznachweise
Der Dienst ist für den Mitarbeiter kostenlos. Der Arbeitgeber schließt die Lösung ab. Sobald das Konto aktiviert ist, bleibt der persönliche Bereich auch nach einem Unternehmenswechsel zugänglich.
Verbindung und Zugriff von jedem Gerät
Der Zugang erfolgt über das MyArkevia-Portal, von einem Computer, Tablet oder Smartphone aus. Die sichere Verbindung ermöglicht es, jederzeit ein Dokument einzusehen oder herunterzuladen, ohne von den Öffnungszeiten des HR-Dienstes oder dem Postversand abhängig zu sein.
Dieses Vorgehen löst ein konkretes Problem: Wenn eine Bank Ihre letzten drei Gehaltsabrechnungen für einen Immobilienkredit anfordert, holen Sie sie in wenigen Minuten ab, anstatt in Aktenordnern zu suchen oder auf eine Neuausstellung durch Ihren Arbeitgeber zu warten.
Arkevia im Vergleich zu anderen digitalen Tresorlösungen
Es gibt andere digitale Tresore auf dem französischen Markt. Was Arkevia positioniert, ist die Kombination von drei Elementen, die selten bei einem Anbieter vereint sind:
- Die gleichzeitige Konformität mit der DSGVO, der Norm NF Z42-013 und ISO 27001, die sowohl den Datenschutz, die Beweissicherung als auch die Informationssicherheit abdeckt
- Das französische Hosting mit AES-256-Verschlüsselung, das das Risiko einer rechtlichen Extraterritorialität ausschließt
- Die garantierte Aufbewahrung bis zu 50 Jahre nach der Ablage, selbst im Falle eines Ausscheidens aus dem Unternehmen, was es zu einer echten Karrierearchivierung macht
Für einen Mitarbeiter bleibt das entscheidende Kriterium oft die Kostenfreiheit und die Portabilität. Arkevia erfüllt beide Kriterien, ohne Kompromisse bei der Datensicherheit einzugehen.
Die Wahl eines digitalen Tresors für offizielle Dokumente basiert weniger auf den sichtbaren Funktionen als auf dem, was man nicht sieht: der Robustheit der Verschlüsselung, dem Standort der Server, der tatsächlichen Dauer der Aufbewahrung. Arkevia stützt diese Garantien auf einen anerkannten HR-Anbieter, was es zu einer soliden Option für jeden macht, der seine Gehaltsabrechnungen und administrativen Unterlagen langfristig sichern möchte.